Quelle: Nordenia

Aufwand versus Benefit

André Wüstemann, Logistics Manager bei der NORDENIA DEUTSCHLAND Halle GmbH, stand Anfang 2009 vor einem großen Projekt: Der strategische Frachteinkauf – ein Teil der Lead Buyer Organisation innerhalb der NORDENIA-Gruppe – sollte für die deutschen Gesellschaften der NORDENIA INTERNATIONAL AG zentral über einen Verantwortlichen koordiniert werden. Eine echte Herausforderung – mit einer Ausschreibung je Werk, Stückgut-, Teil- und Komplettladungen von fünf deutschen Standorten in 21 Länder Europas, mehr als 300 Einzelrelationen und rund 15.000 Einzelsendungen mit einer Gesamttonnage von 180.000 Tonnen. „Uns war klar, dass wir eine elektronische Plattform nutzen wollten, um einerseits Prozesse zu standardisieren und andererseits unsere Transportkosten zu optimieren", so Wüstemann.

Anforderungen an den Frachteinkauf

Die NORDENIA INTERNATIONAL AG ist ein international führendes Unternehmen der Folienherstellung und -veredelung mit Standorten in aller Welt und insgesamt rund 3.000 Mitarbeitern. Im Jahr 2008 gehörte zu den zentralen Aufgaben innerhalb der NORDENIA-Gruppe zu prüfen, in welchen Unternehmensbereichen weitere Optimierungspotenziale erschlossen werden können. In diesem Zuge wurde auch der Transportlogistik ein umfangreiches Einsparpotenzial attestiert. „Die Vorgabe war klar und musste nun in die Praxis umgesetzt werden", erklärt Wüstemann. „Das war allerdings nicht so ohne weiteres machbar. Schließlich ging es nicht nur um Zahlen, sondern unter anderem auch um Rahmenbedingungen, um Situationen und Anforderungen der einzelnen Werke und um unsere Zusammenarbeit mit den Dienstleistern."

NORDENIA entschloss sich, speziell für den Frachteinkauf einen Partner ins Boot zu holen. „Wir wollten eine elektronische Plattform nutzen und gleichzeitig Ansprechpartner mit logistischem Know-how haben." Im März 2009 fiel die Entscheidung für TICONTRACT. Das web-basierte Tool für den strategischen Frachteinkauf erfüllte auf Anhieb 95 Prozent der gewünschten und benötigten Anforderungen.

Vorlaufzeit von bis zu sechs Wochen

Als Projektkoordinator für die Ausschreibungen aller fünf Werke in Deutschland hatte Wüstemann im Vorfeld einen erheblichen Koordinationsaufwand. Die einzelnen Logistik-Verantwortlichen mussten miteinbezogen und deren Anforderungen und Bedürfnisse analysiert werden. Ausschlaggebend für den Erfolg einer Ausschreibung ist nach Angaben von Wüstemann, dass im Vorfeld Zielvorgaben definiert werden: Welche Daten müssen erfasst, welche Datenstrukturen angelegt werden? Welche Ergebnisse sollen erzielt werden? Welche Faktoren sind zu beachten? „Das beste Tool ist nutzlos, wenn wir nicht wissen, was wir wollen", so Wüstemann. „Da wir zum ersten Mal zentralisiert und einheitlich ausgeschrieben haben, waren Arbeitsaufwand und Vorbereitungszeit relativ hoch. Wir hatten vor dem eigentlichen Start der Ausschreibung zirka vier bis sechs Wochen Vorlauf." Der Aufwand habe sich dennoch gelohnt: Die Abwicklung der Ausschreibung selbst war einfach, hinzu kamen die Standardisierung von Prozessen und die Revisionssicherheit. „Vor allem die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten haben uns sehr geholfen. In TICONTRACT ist es möglich, verschiedene Szenarien der Dienstleisterbeauftragung zu simulieren und sich so die bestmöglichen Vergabe-Kombinationen anzusehen. Die Ergebnisse aus den Auswertungen sind vor allem aussagefähig und in die Praxis übertragbar." Den Benefit sieht Wüstemann zusätzlich in den zukünftigen Ausschreibungen. „Jetzt, wo wir unsere Daten strukturiert und entsprechende Matrizen angelegt haben, werden die kommenden Ausschreibungen über das Tool eine riesige Zeitersparnis bewirken." Ausschreibungen, die einmal angelegt sind, können als Vorlage verwendet, beliebig dupliziert und leicht modifiziert werden.

Erfolgsfaktor: Kommunikation ist das A und O

Neue innovative Techniken stoßen oft auf Ablehnung und, um sie durchzusetzen, ist meistens ein erhöhter Kommunikationsaufwand erforderlich. Deshalb informierte NORDENIA rechtzeitig alle Dienstleister, mit denen bisher zusammengearbeitet wurde, persönlich über die neue Vorgehensweise. „Die meisten unserer Dienstleister waren sowieso bereits im System angemeldet, die übrigen taten dies daraufhin. Für uns sind Dienstleister wichtige und langfristige Partner – der faire Umgang liegt uns sehr am Herzen. Dazu gehört auch, dass man sie rechtzeitig in Prozesse einbindet", schildert Wüstemann das Vorgehen. Eine elektronische Plattform ersetzt in keinem Fall den persönlichen Kontakt zu den Dienstleistern. Martin Beyrer, Business Development Manager bei TICONTRACT, bestätigt dies: „Unser Tool bietet einfach die technische Möglichkeit für eine effiziente Abwicklung der Ausschreibung an sich. Es kann und soll niemals den persönlichen Kontakt zu den Dienstleistern ersetzen. Es dient zur Vorauswahl der in Frage kommenden Partner, mit denen man sich dann aber für die Endverhandlung der Kontrakte persönlich zusammensetzt."

Von Dienstleistern gut angenommen

Eingeladen wurden je nach Ausschreibung 15 bis 20 Dienstleister. „Wir achten darauf, dass Verlader nur Dienstleister einladen, die auch ihre Anforderungen erfüllen können. Das geschieht über eine detaillierte Dienstleistersuche im System oder, genauer gesagt, über eine elektronische Leistungsanfrage (RFI). Es bringt schließlich nichts, wenn hunderte von Dienstleistern eingeladen werden, diese aber zum Beispiel die entsprechenden Relationen gar nicht bedienen können", so Beyrer. Dienstleister nutzen die Plattform kostenlos, auch im Falle einer Auftragsvergabe. Nellen & Quack - The Green Line aus Gronau fährt schon seit einigen Jahren für NORDENIA. „Unser Kunde NORDENIA hat uns zur Ausschreibung über TICONTRACT eingeladen, wir haben uns registriert und teilgenommen. Wir waren positiv überrascht, dass das System so einfach und übersichtlich zu handeln ist. Anfangs waren wir etwas skeptisch, mussten aber feststellen, dass die Ausschreibung über das Tool wirklich keinen Auktionscharakter hatte", so Peter Meckmann, Leiter Einkauf bei Nellen & Quack GmbH & Co. KG - The Green Line.

Erfolg auf der ganzen Linie

Insgesamt zog NORDENIA ein positives Fazit: „Wir hatten auf der einen Seite das Ziel, Einsparpotenziale zu realisieren. Auf der anderen Seite spielten für uns neben dem Preis unter anderem die Softskills wie Laufzeiten, Abfahrtsmodi und Dispositionszeiten eine entscheidende Rolle. Nicht zuletzt legen wir großen Wert auf die gute Partnerschaft zu unseren Dienstleistern. Das alles haben wir mit der elektronischen Ausschreibung meistern können", so Wüstemann.

September 2009