Das Projekt umfasste die gesamte Neuausschreibung der Warenausgangslogistik aller Werke in 19 europäische Länder für alle drei Segmente. Die Herausforderung bestand anfangs vor allem darin, über 650.000 Sendungsdaten auf deren Plausibilität zu prüfen und zu strukturieren. „Für dieses Projekt waren wir Full-Service-Dienstleister. Wir haben nicht nur unser elektronisches Tool zur Verfügung gestellt, sondern das gesamte Projekt über vier Monate beratend begleitet", so Thomas Biendl, Manager Business Development für die TICONTRACT-Plattform. Nachdem die Sendungsdaten verifiziert waren, wurden die Ausschreibungsdaten generiert und strukturiert. Über einen „Request for Information" (RFI) wurde eine entsprechende Dienstleister-Vorauswahl getroffen. „Über den umfangreichen Dienstleister-Pool und die detaillierte Profilsuche konnten wir neue, interessante Partner kennen lernen: Sie bieten das ausschreibungsrelevante Equipment, die entsprechenden Relationen und bringen die benötigte Erfahrung mit. Zusätzlich haben wir bisherige Spediteure zur Ausschreibung eingeladen", so Biendl. Ein Pflichtenheft beschrieb die entsprechenden Details zu Anforderungen und Spezifika des jeweiligen Kundensegments. Spezifiziert wurden darin neben Zeitplan, Rahmendaten, Angebotsumfang, Vertragsbedingungen und segmentspezifischen Transportanforderungen an Dienstleister auch z.B. Anforderungen an Personal, Service und Qualität, wie die Einhaltung bestimmter DIN- und ISO-Normen. Eine besondere Herausforderung stellt die Belieferung von Baumärkten dar: Auf nur einer Tour müssen bis zu elf Entladestellen angefahren werden. Zudem erschweren stark eingeschränkte Warenannahmezeiten die Anlieferbedingungen.

„Unser Kunde wünschte sich eine Ausschreibung in zwei Runden, was über ein Rundenmanagement auf der Plattform ganz einfach realisierbar ist", erklärt Biendl. „Nachdem wir die erste Ausschreibung gemeinsam mit Klenk und der Unternehmensberatung abgebildet hatten, konnten die eingeladenen Dienstleister vier Wochen lang ihre Angebote abgeben." Über eigene Benutzerrechte haben die Mitarbeiter von Klenk den Verlauf der Ausschreibung von Anfang bis Ende live verfolgt. Bereits während der Ausschreibung konnten so verschiedene Auswertungsszenarien erstellt und daraus erste Vergabestrategien entwickelt werden. Die abschließenden Analyseergebnisse der TICONTRACT-Experten wurden dem Kunden zur Verfügung gestellt und bildeten die Entscheidungsgrundlage für die Einladung zur zweiten Runde. „Über die Auswertungsfunktion im System kann man sich per Mausklick Bestpreise und Platzierungen anzeigen lassen sowie verschiedene Szenarien der Dienstleisterbeauftragung simulieren", so Biendl. Trotzdem fließe natürlich das notwendige branchenspezifische Know-How mit ein. Letztendlich seien neben dem Preis immer noch Qualitätsfaktoren, Erfahrung, Referenzen und die Chemie zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ausschlaggebend. „Der persönliche Kontakt ist und bleibt das bindende Glied", so Hammer. „Das zeigt sich auch in den abschließenden persönlichen Verhandlungen nach der zweiten Runde."

„Aus Kapazitätsgründen wollten wir nur wenig mit der operativen Abwicklung der Ausschreibung zu tun haben. Deshalb lautete unsere Vorgabe an das Projektteam, Analyseergebnisse bereit zu stellen, mit denen wir weiter arbeiten können", so Hammer. Darüber hinaus war das TICONTRACT-Team stark in beratender Funktion als Erfahrungsgeber und Sparringpartner in das Projekt involviert. Diskutiert wurden unter anderem die Zusammenlegung der Belieferung einzelner Kundensegmente sowie die Inhalte von Pflichtenheft und Dienstleisterverträgen. Letztere stellte TICONTRACT abschließend zur Verfügung. „Ohne TICONTRACT hätten wir dieses Projekt niemals so markttransparent realisieren können: schnell, reaktionsstark und kostengünstig. Die Leistung von TICONTRACT hat sich für uns innerhalb von wenigen Wochen amortisiert", so Hammer.