Source: Nordenia

Frais ou bénéfices

NORDENIA optimise les procédures dans le domaine des achats de frêt centraux par le biais d'appels d'offres en-ligne

André Wüstemann, directeur logistique chez NORDENIA DEUTSCHLAND Halle GmbH, version début 2009 avant un grand projet : l'achat stratégique de frêt, une partie de la Lead Buyer Organisation au sein du groupe NORDENIA, devrait être coordonnée de manière centralisée par un seul responsable pour les sociétés allemandes de NORDENIA INTERNATIONAL AG. Un vrai défi : avec une annonce par site, par bien, par pièce et par chargement complet depuis 5 sites en Allemagne vers 21 pays européens, plus de 300 relations et environ 15.000 envois, avec un tonnage total de 180.000 tonnes. "Nous étions conscients que nous avions besoin d'utiliser une plateforme électronique, afin d'une part de standardiser les procédures, et d'autre part d'optimiser nos frais de transport" déclare Wüstemann.

Exigences s'appliquant à l'achat de frêt

La société NORDENIA INTERNATIONAL AG est une entreprise leader au niveau international dans la fabrication et le conditionnement de feuilles, et possède des sites dans le monde entier, et emploie environ 3.000 personnes. En 2008, l'une des missions principales au sein du groupe NORDENIA était de contrôler dans quels domaines de l'entreprise il est possible d'optimiser certains potentiels. Dans la lancée, un important potentiel d'économie a été attesté à la logistique de transport. "La mission était claire, il ne suffisait plus que de la réaliser", explique Wüstemann. "Mais cela n'était pas possible sans procéder à certaines opérations. Il ne s'agissait pas que de chiffres, mais également de conditions cadres, de situations et d'exigences de chacun des sites, ainsi que de notre collaboration avec les prestataires de services"
NORDENIA décida de trouver un partenaire pour les achats de fret. "Nous souhaitons utiliser une plateforme électronique tout en ayant quelqu'un à qui nous adresser et qui possède un grand savoir-faire en matière de logistique." C'est en mars 2009 que la décision a été prise en faveur de TICONTRACT. L'outil en-ligne d'achat de fret stratégique satisfaisait directement à 95 % des exigences souhaitées et nécessaires.

Temps de planification jusqu'à 6 semaines

En tant que coordinateur de projet pour les appels d'offre des cinq sites allemands, Wüstemann avait un énorme travail de coordination. Il fallait intégrer chacun des responsables logistiques, et analyser leurs exigences et leurs besoins. Ce qui est décisif pour le succès d'un appel d'offre, c'est, selon Wüstemann, de définir les objectifs au préalable : quelles données faut-il saisir, quelles structures de données faut-il créer ? Quels sont les résultats à obtenir ? De quels facteurs faut-il tenir compte ? "Le meilleur outil est inutile si nous ne savons pas ce que nous voulons", déclare Wüstemann. "Etant donné que c'est la première fois que nous avons fait des appels d'offres centralisés, la charge de travail et le temps de préparation ont été relativement importants. Avant le démarrage à proprement parler de l'appel d'offre, nous avons eu 4 à 6 semaines de préparation." Toutefois, le travail en a valu la peine : la réalisation de l'appel d'offre n'était pas simple, et la standardisation des procédures et la sécurité de révision s'y sont greffées. "Ce sont surtout les possibilités d'évaluation qui nous ont beaucoup aidés. TICONTRACT permet de simuler différents scénarios d'assignement des prestataires de services, et de voir ainsi les meilleures combinaisons. Les résultats des évaluations sont pertinents et applicables à la pratique." Wüstement en voit les avantages dans les appels d'offres à venir. "Maintenant que nous avons structuré nos données et créé des matrices correspondantes, les appels d'offres à venir faites par le biais de cet outil vont représenter un gain de temps considérable." Les appels d'offres créés peuvent être utilisés comme modèle, être dupliqués à volonté et facilement modifiés.

Facteur de réussite : le principal, c'est la communication

Les techniques innovantes sont souvent refusées, et pour les imposer, il est souvent nécessaire de renforcer les efforts de communication. C'est pourquoi NORDENIA a dès le début informé tous les prestataires de services avec lesquels elle avait déjà collaboré des nouvelles approches. "De toute facon, la plupart de nos prestataires de services étaient déjà inscrits dans le système, les autres l'ont fait à ce moment-là. Nous considérons nos prestataires de services comme des partenaires importants et durables, c'est pourquoi nous tenons à entretenir des relations agréables. Cela signifie notamment les informer à temps des procédures", explique Wüstemann. Une plateforme électronique ne remplace en aucun cas le contact personnel avec les prestataires de services. Martin Beyrer, directeur du développement commercial de TICONTRACT, le confirme : "Notre outil offre la possibilité d'une exécution efficace des appels d'offres. Elle ne peut ni ne doit remplacer le contact personnel avec les prestataires de services. Elle sert à présélectionner les partenaires potentiels avec lesquels l'on négocie ensuite personnellement les contrats

Bien accepté par les prestataires de services

Selon les appels d'offre, 15 à 20 prestataires de services ont été invités. "Nous veillons à ce que les transporteurs n'invitent que les prestataires de services étant en mesure de répondre à leurs exigences. C'est ce que permet une recherche détaillée des prestataires de services dans le système, ou plus précisément par une demande électronique de prestation (RFI). Cela ne sert à rien d'inviter des centaines de prestataires de services si ceux-ci ne savent pas utiliser les relations correspondantes", déclare Beyrer. Les prestataires de services utilisent la plateforme gratuitement, même dans le cas d'une passation de commande. Nellen & Quack - The Green Line, située à Gronau effectue les transports pour NORDENIA depuis déjà plusieurs années. "Notre client NORDENIA nous a invités à l'appel d'offre par le biais de TICONTRACT, donc nous nous sommes inscrits et nous y avons participé. Nous avons été agréablement surpris de la simplicité et de la clarté d'utilisation du système. Au début, nous étions un peu sceptiques, mais nous avons constaté que l'appel d'offre réalisé sur cet outil n'était vraiment pas comme une vente aux enchères", déclare Peter Meckmann, directeur des achats chez Nellen & Quack GmbH & Co. KG - The Green Line.

Une réussite sur toute la ligne

Septembre 2009