Source: ThyssenKrupp Nirosta

Standardiser les appels d'offres à l'échelle mondiale

ThyssenKrupp Stainless compte à long terme sur l'appel d'offre de fret assisté électroniquement avec TICONTRACT

Baisser le temps investi et les coûts, augmenter la transparence : trois objectifs bien connus des responsables de la logistique de toutes les branches et grandeurs d'entreprises. Ernst Bernsdorf, Directeur Secteur Transports de la ThyssenKrupp Nirosta GmbH, une Business Unit de la ThyssenKrupp Stainless AG se voit devant cette mission.« Précisément dans le processus des appels d'offres de fret, Ernst Bernsdorfnous étions confrontés à chaque fois à un travail manuel énorme », résume Bernsdorf. Déjà depuis assez longtemps, il caresse l'idée d'une solution professionnelle et veut quitter les sentiers battus afin d'être armé pour le marché de la logistique en forte mutation et les challenges et besoins en résultant. « C'est pourquoi, nous nous sommes décidés en juillet 2007 pour la plate-forme d'appel d'offre TICONTRACT de la Société TRANSPOREON e-sourcing GmbH basée à Kempten, explique Bernsdorf. « Au 4ème trimestre 2007, nous avons fait pour la première fois des appels d'offres assistés électroniquement pour nos contrats de logistique. La décision de travailler avec TICONTRACT était d'ordre stratégique : à l'heure actuelle, ThyssenKrupp Stainless réalise en Allemagne un volume d'appels d'offres de 90 à 100 millions d'euros par an. À l'avenir, l'outil doit être mis en œuvre également en Italie, aux USA, au Mexique et, éventuellement, en Chine. « Pour moi, c'est avant tout important que nous puissions uniformiser et documenter proprement l'ensemble de la procédure de suivi par l'intermédiaire de TICONTRACT. Je n'attends pas que nous baissions extrêmement nos coûts de fret. « Il est pour moi illusoire de lancer un système tel que TICONTRACT parce que l'on compte sur une économie des coûts de fret significative, précise Bernsdorf. « Mais un certain potentiel d'optimisation existe en tout cas. » Mais quiconque aurait plus de 5 pour cent de potentiel d'économie, aurait fait auparavant quelque chose de fondamentalement faux dans sa logistique.

En dehors de l'optimisation des coûts de fret, il s'agit pour Bernsdorf avant tout de standardiser des processus à l'échelle mondiale et de les documenter intégralement, afin de permettre une vérification des comptes. « L'analyse depuis un service central, dans le monde entier et à l'international pour tout le secteur commercial Stainless : ce sont des avantages qui n'ont pas de prix pour moi. » Tout compte fait, il faut maîtriser une panoplie de frets routiers et maritimes, de chargements complets et partiels ainsi que de transports nationaux et internationaux – avec un volume d'appels d'offres d'environ 400 millions d'euros. Des coûts administratifs qui sont difficiles à assumer. « Dans le passé, nous avons fait nos appels d'offres manuellement par l'intermédiaire de demandes via e-mail et avec des Excel-Shetts. De ce fait, chaque appel d'offre représentait un travail énorme », confirme Wolfgang Dewitz, Chef de service Logistique Transport de la ThyssenKrupp Nirosta. Les contrats routiers sont négociés une fois par an, les frets maritimes trimestriellement.

Le système TICONTRACT est basé sur le Web, le chargeur obtient une ouverture de session et peut mettre tous les contrats au concours en ligne. « Personne ne connaît sa logistique aussi bien que le chargeur lui-même », assure Roland Hötzl, associé gérant de la TRANSPOREON e-sourcing GmbH à Kempten. « C'est pourquoi nous avons mis un système convivial au point avec lequel le client lui-même peut travailler facilement et de manière intuitive. » Le générateur d'appels d'offres conduit l'utilisateur pas à pas à travers le processus. De ce fait, même des matrices de demandes complexes avec des cases de prix, des cases de textes et des menus Drop-Down sont faciles à établir. Une fois aménagée, la matrice peut toujours être utilisée comme modèle standard dans tout le groupe. Pour différents appels d'offre, il ne reste plus qu'à modifier des détails tels que les liaisons ou les quantités transportées. « Dans la phase de départ, on est secondé intensivement par les conseillers TICONTRACT »,confirme Bernsdorf. « Nous avons établi les premiers appels d'offres ensemble par conférence en ligne. Le système est exploitable presque intuitivement et facile à utiliser, de sorte que l'on peut s'en servir soi-même rapidement. » L'équipe de développement de TICONTRACT travaille en permanence à des innovations et à des améliorations. C'est ainsi qu'il est réagi continuellement au feed-back des utilisateurs et la plate-forme est sans cesse aménagée, spécialisée et adaptée aux exigences toujours plus grandes du marché de la logistique.

L'entreprise chargeant peut non seulement sélectionner dans un pool de plus de 6 000 prestataires de services enregistrés des partenaires correspondants mais aussi inviter les commissionnaires de transport et les transporteurs avec lesquels elle a travaillé jusqu'à présent avec succès à participer aux appels d'offres. Pour ThyssenKrupp Stainless, cela signifie qu'elle peut continuer à travailler avec des partenaires de coopération connus et performants, mais aussi établir de nouveaux contacts. « Nous avons certainement fait bouger les offres et le calcul des prix et travaillons maintenant en partie également avec de nouveaux partenaires », confirme Bernsdorf. Les prestataires de service sélectionnés reçoivent par l'intermédiaire du système une invitation à participer à l'appel d'offres. « La participation pour les commissionnaires de transport et les transporteurs est gratuite. L'utilisation est mise à la leur disposition simplement par l'intermédiaire d'une ouverture de session », explique Hötzl.

À côté de l'appel d'offre standardisé, la plate-forme offre au chargeur des fonctions pour l'analyse interne des offres. « Pour nous, c'est avant tout cet outil d'analyse qui est tout à fait intéressant », déclare Bernsdorf. « À l'aide de différentes simulations, on peut faire illustrer les meilleurs prix, des rankings et des scénarios. Cela concrétise extrêmement l'ensemble du processus et permet de mieux comparer les offres ». Par exemple, le meilleur prix pour une liaison est automatiquement calculé et comparé avec le prix de l'année précédente. « La variante manuelle que nous avons utilisée avant TICONTRACT ne rendait pas la comparaison des offres individuelles impossible, mais elle était difficile et prenait du temps », précise le Chef de service Dewitz . Dans plus de 50 pour cent des appels d'offres, on aurait utilisé le « management en rond ». Nous faisons des appels d'offres très complexes dans un procédé en deux étapes. Après analyse de la première partie, nous menons des négociations finales avec les prestataires de services les plus intéressants par l'intermédiaire de TICONTRACT.»

Mars 2008